개인정보보호법 - 퇴직자 처리

일반적인 사람들은 그냥 내 개인정보가 기업에 남지 않도록하고 1년뒤면 계정을 삭제하고 정보를 없애는 등 가벼운 정보만 알고 있을 것이다. 

하지만 반대로 개인정보를 취급하는 회사에서는 관리해야할 것이 상당히 많은데 바로 임직원에 대한 정보도 개인정보인 것이다. 

그래서 회사에 입사를 하게되면 개인정보 동의서를 받게 되고, 회사는 이를 기록관리하며 인사정보를 관리하고 퇴직자가 발생하게되면 이 정보를 삭제해야할 의무가 있게되는 것이다. 

국가법령정보센터 - 개인정보보호법

지난번 데이터 3법과 연결해서 계속해서 개인정보보호법과 관련된 내용을 알아보고 있는데요. 아래의 사항은 실무적으로 관리할 때 반드시 알아두어야하는 사항이기 때문에 참고하시기 바랍니다. 

강화된 개인정보보호법 제대로 관리해야한다

[성공을 위한 지식/법령정보] - 데이터 3법 개정 - 어떤 시대가 열릴까?

데이터 3법 개정 - 어떤 시대가 열릴까?

 

개인정보보호법 제21조(개인정보의 파기)

일단 개인정보보호법 제21조에 따르면, 보유기간이 경과하고 나면 개인정보 처리목적이 달성되고 더이상 불필요한 상황이 되었기 때문에 지체없이 5일이내에 개인정보를 파기해야한다.

개인정보보호법 제21조(개인정보의 파기) 법조항

제21조(개인정보의 파기)  ① 개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다. ② 개인정보처리자가 제1항에 따라 개인정보를 파기할 때에는 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치하여야 한다. ③ 개인정보처리자가 제1항 단서에 따라 개인정보를 파기하지 아니하고 보존하여야 하는 경우에는 해당 개인정보 또는 개인정보파일을 다른 개인정보와 분리하여서 저장ㆍ관리하여야 한다. ④ 개인정보의 파기방법 및 절차 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

위 법령에 따라서 개인정보는 일단 사용목적이 달성이 되고나면 지체없이 파기를 해야하는데요. 회사 인사관리업무를 하다보면 그렇지 못한 경우가 많이 있습니다. 

퇴직자의 경우, 경력증명서를 땐다던지 혹은 연말정산을 수행해야한다던지 등 세무적인 이슈들을 포함해서 관리가 되어져야하는 상황이 있는 것이지요.

(세무조사는 5년기간을 보기때문에 기본 5년은 최소 보관을 해야하는 것입니다.)

따라서 위 개인정보보호법 제21조3항에 의거하여, 관리적인 측면에서 이야기하자면 퇴직자가 발생하는 경우,

다른 법령(근로기준법)에 따라서 보존해야하는 경우에는 개인정보를 다른 개인정보와 분리해서 보관해야하는 것입니다. 

 

근로기준법에 의거 3년간 퇴직후 기본 서류 보존해야

그 대표적인 예가 바로 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존)입니다. 근로기준법 시행령 제19조에 보면 3년간 해당 서류를 보관하도록 되어있는데요.

근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) / 근로기준법 시행령 제 19조/ 제22조(보존대상 서류 등)

제22조(보존 대상 서류 등)  ①법 제42조에서 "대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류"란 다음 각 호의 서류를 말한다.   1. 근로계약서  /  2. 임금대장  /  3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류  /  4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류  /  5. 승급ㆍ감급에 관한 서류  /  6. 휴가에 관한 서류  /  7. 삭제  <2014. 12. 9.>  /  8. 법 제51조제2항, 법 제52조, 법 제58조제2항ㆍ제3항 및 법 제59조에 따른 서면 합의 서류  /  9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류 ②법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다.   1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날  /  2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날  /  3. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날  /  4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날  /  5. 삭제  <2018. 6. 29.>  /  6. 제1항제8호의 서면 합의 서류는 서면 합의한 날  /  7. 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)  /  8. 그 밖의 서류는 완결한 날

개인정보보호법과 연결지어서 이야기하자면, 근로기준법에 의거한 서류를 보관을 해야하며 이를 보관을 할 때 개인정보보호법에 의거해서 분리해서 관리를 해야한다라는 것입니다. 

보통은 개인정보는 인사정보시스템에 동일한 구조하에 함께 개인정보가 포함되서 들어가있는 경우가 있는데요. 엑셀로 이야기하면 퇴직자는 별도의 sheet를 만들어서 관리를 해야한다라는 이야기가 되는 것입니다. 

보관절차 관리절차를 준수하고 이슈가 없도록 하자

 

개인정보보호법, 근로기준법, 세무관리를 위해 최소 5년은 분리보관 해야

일단 개인정보보호법은 다 썼으면 즉시 폐기하라이고, 근로기준법은 3년이고, 세무는 5년을 요구하기때문에 기업에서 보유해야하는 최소 년한은 5년이 되는 것입니다. 

그런데 이 역시나 그냥 보유를 할 수가 없습니다. 근로자/퇴직자의 동의가 필요한 상황입니다.

만약에 동의가 없다면 근로기준법이 정하는 3년이후에는 5일이내에 즉시 파기를 해야하는 것이지요.  (물론 세무적인 대응을 할 수 있을 정도의 기본적인 정보는 남겨두어야겠지요)

 

개인정보 미파기 위반시 3천만원 이하의 과태료, 미파기 개인정보 별도 보관 위반시 1천만원 이하의 과태료

개인정보와 관련된 법령이 산재해있는 만큼 연관성이 있는 법령들이 정하는 기준을 잘 준수할 수 있도록 내부적인 체계를 잘 마련해두어야할 것입니다. 

데이터3법이 발효가 되면서 활용을 할 수 있는 기회가 많이 생긴 것처럼 보이지만, 내부적으로 절차와 지침을 마련해두어야하는 것들도 덩달아서 생기고 있기 때문에 보호조치는 강화가 되면 되었지 약해지지는 않을 것입니다.