업무효율성 향상 전략 - RPA

경제 가능인구가 지속적으로 감소하면서 한정된 인력을 기준으로 보다 생산적인 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들어주어야한다. 이런 업무환경이 만들어지지 않는다면 우수한 인재를 채용해 놓고 생산적이고 효율성이 높지 못한 업무만 지속될 것이다.

특히나 주52시간으로의 근로시간단축, 거기에 코로나19로 인한 비대면(언택트) 상황이 지속되면서 자동화에 대한 Needs는 더욱 커져만 갔고, 기업들은 자동화를 받아들이거나, 받아들이지 않거나 하는 기로에 서있는 상황이 되었다.

가트너, 2020년 10대 전략 기술 트렌드 발표

가트너는 2020년 10대 전략 기술 트렌드를 발표하였는데, 그 테마는 바로 [사람 중심의 기술]이다. 코로나19사태는 이런 사람중심의 기술에 기름을 부으며, 자의반 타의반으로 자동화없는 비즈니스 전개는 어려운 상황을 만들었다.

이런 사람 중심의 요소기술에 바로 RPA가 등장한다. Robotic Processing Automation는 반복적이고 일상적인 작업을 자동화하는 오토메이션봇을 말한다.

ROBOTIC PROCESSING AUTOMAITON이란 무엇인가?

 

나의 귀찮은 일을 대신 해주는 비서, RPA

RPA는 전사적인 참여가 있어야만 한다. RPA는 사람의 행위를 모방(?)하는 동작을 메인 프로세스로 삼기때문에, 담당자가 내 업무를 생산적으로 만들기 위한 개개인의 노력이 수반되지 않는다면 성공하기 어렵다. 

보통의 기업은 RPA를 자동화 솔루션이라는 명목하에 IT부서에 권한을 위임하고 추진하는 것을 지시한다. 하지만 개발자중심으로만 RPA를 확산하다보면 한계에 직면하게 된다.

필자도 회사에 RPA를 도입하여 운영을 하고 있지만 회사내의 사소한 모든 업무행위를 인지하고 있는 것이 아니기 때문에 과제발굴부터 애를 먹기 일수다.

내가 하는 업무를 스스로 자동화하려는 노력이 수반되지 않는다면 성공적으로 정착시키기 어렵고, 이를 위해서는 현업이 RPA에 대한 이해도를 높이 가지고 있어야만 한다. 나의 귀찮은 일을 대신해주는 비서를 만들기 위해서 말이다.

 

잡무(저부가가치)는 RPA에게, 사람은 생산적인(고부가가치) 업무로

쉬운 예로 들어보면 우리는 어떤 일을 할 때 엑셀을 많이 활용한다. 엄청나게 많은 양의 데이터를 내려서 피봇을 돌려서 일간/주간 보고용 자료를 만든다. 정형화된 포맷에 데이터를 채워넣는 일을 지속적으로 반복하는 것이다. 

굳이 이런 작업을 값비싼 인력이 해야할까? 라는 의문을 갖고 RPA를 접근하면 좋다. '데이터 내려서 정리하려고 내가 입사했나?'라는 의구심을 지우고, RPA의 효과를 높이려면 이런 업무에 단기적으로 적용하는 것이 적합하다. 

IT입장에서도 ROI가 나온다. 실제로 저런 보고서를 시스템으로 개발하면 대규모 공수가 발생하고, 그 또한 비용이다. RPA는 사람의 행위를 대신함으로써 개발비용 절감 측면에서도 효과적이고, 실제 대규모 런칭 전에 과도기적인 작업에서도 그 실효성을 발휘할 수 있다.

RPA는 로봇을 사오는 것이 아니라, 사람에게 투자하는 것이다. 

 

RPA는 '로봇'에 투자하는 것이 아니라 '사람'에게 투자하는 것

이미 수많은 기업, 대기업, 글로벌을 중심으로 로봇직원을 수백명 수천명 두고있으며, 로봇을 관리하는 전담조직 또한 존재한다. 

RPA를 필자도 구축을 해보고 운영중에 있지만, RPA를 안정적으로 운영하는 것이 상당히 어렵다. 실제로 RPA 자체도 시스템이기 때문에 혹여 장애가 발생할 경우에는 다시 본연의 업무로 돌아가서 사용자가 업무를 대신해야 한다. "'로봇 비서'가 일을 제대로 처리 못했으니 누군가는 대신 처리해야할 것 아닌가?"

또 하나 어려운 부분은 긍정적으로 받아들이는 사람이 있는 반면에 나의 일자리가 없어질 것이라는 불안감이다. 말했듯이 RPA는 비서이다. 고정비성의 신규인력채용이 아닌 로봇비서를 두고 잡무를 시킨다는 인식이 있어야 하며, 불확실성이 높은 시대에 미래 적응력을 키워나가는 것이라는 조직적인 공감대가 필요하다.

RPA가 추구하는 자동화는 직원을 대체하기 위함이 아니다. 우리가 소위 '노가다'라고 부르는 비생산적인 업무를 없애고, 값비싸게 고용한 인력은 실질적인 고부가가치 업무에 집중할 수 있도록 하기 위함이다.

 

RPA를 제대로 활용한다면, 생산성 향상 비용 절감 달성될 것

기업/회사의 입장에서 핵심 업무를 고도화 하고, 비핵심 업무를 간소화 해야하는 것은 당연한 것이다. 장기적으로 생산가능인구가 줄어들고 있고, 그만큼 한정된 인력을 최대한 활용할 수 있는 환경을 만들어야 한다. RPA는 이를 해결하기 위한 대표적인 도구이다. 

업무의 자동화가 가능한 영역은 기업마다 다르겠지만 보편적으로 60~70%가 포함되며, 대부분 데이터를 수집하거나 프로세싱이 이루어지는 부분, 전문인력과 상호작용하는 부분이 이에 해당된다.

과거 수많은 사람이 협업을 통해서 작업을 했었던 일도 RPA를 통하면 일정부분을 위임함으로써 작업의 효율성을 가져갈수 있다. 타부서 혹은 관련자에게 자료를 요청하고 해당 자료가 오기를 하염없이 기다렸던 시간을 생각해보라.

나의 업무효율성을 높여주는 RPA는 선택이 아닌 필수, 그 주체는 바로 나

 

RPA 도입시 주의해야할 점

RPA를 접근할 때 주의해야할 점이 있다. 저부가가치 업무를 대신하고, 업무효율성을 높여준다는 명목하게 자칫 조직내에 잘못된 인식이 심어지게 되면 한 사람이 하던 업무를 자동화하게 되는 경우가 발생한다. 

아무리 자동화를 한다고 하더라도 사람의 하는 행위를 100% 인식해서 구현하기란 쉽지 않으며, 5~10%의 수준으로 장애는 지속적으로 발생하고, 이를 유지관리하기 위한 사람이 필요하다. 그런데 1명이 하는 업무의 자동화를 10개를 구현했다고 가정한다면, 개발비용은 비용대로 나가고 유지비용도 크고 실효성이 높지 않게된다.

다른 예를 들어보면 외부/내부사이트와 연동되어져야 하거나 민첩하게 대응해야하는 업무에는 적합하지 않다. 예를 들어 타사 사이트가 리뉴얼이 되어졌다면, 버튼의 위치부터 달라졌을 것인데 RPA는 이를 다시 잡아주어야 하고, 장애가 나고나서야 인식을 할 수 있다.

앞서 언급한 것처럼 RPA가 모든 프로세스 자동화를 100% 완벽하게 수행하는 해결책은 아니다. 자동화 업무에 취사선택해야하며, 혹시모를 상황이 발생했을 경우 다시 사람이 업무로 돌아가 일처리가 이루어져야 한다. RPA는 사람의 눈과 손을 대신할 뿐, 뇌를 대신해주지 않기 때문이다.

 

동아비즈니스리뷰(DBR No.304 - 위드 코로나 시대 생존 공식, RPA) 참조

[DBR] 대세가 된 RPA, 코로나로 한층 더 주목, 업무 시간 절감보다 사업성과 연결해야